מדפסות משרדיות בשונה ממדפסות ביתיות נועדו לעבודה מאסיבית יותר ולחסכון בעלויות.
על מנת להתאים את המדפסת לצרכי המשרד, יש לבחון כמה מרכיבים חשובים וביניהם:
1. מהירות ההדפסה לכמות ההדפסות החודשיות – ככל שכמות הדפים המודפסת בחודש,
גדולה יותר, המדפסת צריכה להיות מהירה יותר.
2. ככל שעלות המדפסת עולה כך עלות כל הדפסה יורדת.
3. תמיד יש להעדיף מדפסות לייזר על מדפסות דיו בשל אמינות המוצר ועלויות האחזקה.
4. לחיסכון בנייר מומלץ לבחור מדפסות שמגיעות עם אפשרות להדפסה דו צדדית.
5. יש לבחור מדפסות שניתן לבצע בהם עידכונים ושידרוגים ע"פ צרכי השוק.
6. אם אין שימוש בהדפסות A3 ניתן לחסוך בעלויות ועלות במהירויות ההדפסה ע"י מעבר
למדפסות A4.
7. יש לבחור מדפסות בעלות צג מגע לנוחות שימוש.
8. כדאי לבדוק מראש את עלות האחזקה (עלות הטונר, עלות השרות החודשי, עלות חומרים
מתכלים).
